Ada kalanya rekan kerja atau teman kita mengirimkan email pada saat kita sedang tidak berada dikantor atau bahkan pada saat kita berlibur. Bagaimana kita memberitahu teman atau rekan kerja tersebut bahwa anda sedang tidak berada dikantor? Kadang kala email yang dikirim penting dan butuh respon secepatnya, sehingga sipengirim harus diberitahu secepatnya bahwa anda tidak bisa merespon emailnya.
Nah, solusi untuk masalah ini dalam Microsoft Outlook dinamakan "Out of Office Assistant". Piranti ini memungkinkan email anda membalas secara otomatis (auto reply) dan mengirimkan pesan bahwa anda sedang berada diluar kantor. Disini kita akan membahas cara mengaktifkan. Saya gunakan contoh dari MS Outlook 2007, tapi prinsipnya sama saja dengan MS Outlook 2003 juga versi lainnya.
Dari layar Outlook, klik menu Tools - Out of Office Assistant...
Dari layar Outlook, klik menu Tools - Out of Office Assistant...
Muncul menu seperti ini, dan klik I'm currently Out of the Office. Kita juga akan menentukan bagaimana Outlook menanggapi bila ada email yang masuk, klik tombol Add Rule...
Muncul menu baru, dan kita berencana mensetting agar Outlook Auto Reply bila ada email yang masuk. Centang pilihan Reply With, dan klik tombol Template
Muncul layar email baru, dan isikan pesan yang ingin anda sampaikan kepada teman atau rekan kerja anda yang mengirim email kepada anda. Save, dan Close
Selesai, setiap orang yang mengirimkan email akan secara otomatis di reply dengan isi yang sudah kita tentukan diatas. Bila anda sudah kembali ke kantor, anda bisa menon-aktifkan piranti ini dengan memilih pilihan I'm Currently in the Office pada menu Out of Office Assistant
Tidak ada komentar:
Posting Komentar